( Tugas 6 ) KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

1. Pertemuan

A. Pengertian Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.

B. Bentuk-bentuk Pertemuan

Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini

1. Sidang

Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.

2. Forum

Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang

3. Kongres

Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang

4. Konperensi

Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika

5. Simposium

Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para penyanggah

6. Lobbying

Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan di forum resmi.

7. Diskusi Panel

Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.

2. Rapat

A. Pengertian Rapat

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan

B. Tujuan Rapat

Tujuan rapat adalah :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai sarana koordinasi

4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang  dikemukakan.

C. Jenis Rapat

Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.

b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

-   DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.

Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

-  POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

-  SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

D. Perencanaan Rapat

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :

· Jumlah partisipan

· Hubungan masing-masing partisipan

· Level keintiman

· Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

· Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Administrasi

a. membuat Surat Undangan rapat.

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.

d. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

• Hasil rapat yang lalu
• Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
• Peraturan-peraturan yang diperlukan
• Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
• Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

• Papan dan alat tulis
• Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
• OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa

dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.

• Sound system, tape recorder
• Block note, ballpoint

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :

• Judul dan jenis rapat
• Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
• Pemimpin rapat
• Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
• Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
• Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
• Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
• Pembuat notula (sekretaris)
• Pengesahan notula oleh ketua rapat

g. Pengiriman hasil rapat

Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.

h. Tindak Lanjut rapat

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya

3.  Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :

• Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
• Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
• Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
• Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan

Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.

Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.

Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.

Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.

Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.

Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.

Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.

Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.

Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.

1. Melihat kepada orang yang berbicara.

Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.

2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.

Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.

3. Condongkan badan ke arah orang itu.

Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.

4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara

Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.

5. Ajukan pertanyaan bila perlu

Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.

Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.

1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara

Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.

2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri

Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”

5. Menyusun Pesan

Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.

Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :

1. Informasi tidak tertangkap

2. Membuat kesalahan

3. Menunda atau menumpuk pekerjaan

4. Penyaringan

5. Hanya menangkap garis besarnya saja

6. Melemparkan tugas pada orang lain

7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.

Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.

Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.

Sumber :

·         Google.com

·         http://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/

(tugas softskill 4) Unsur-unsur Komunikasi Bisnis

Unsur-unsur Komunikasi Bisnis

1. Sumber

Kita menggunakan istilah sumber-penerima sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber (atau pembicara) sekaligus penerima (atau pendengar). Anda mengirimkan pesan ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh. Anda menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan sebagainya.

Tetapi, ketika anda mengirimkan pesan, anda juga menerima pesan. Anda menerima pesan anda sendiri (anda mendengar diri sendiri, merasakan gerakan anda sendiri, dan melihat banyak isyarat tubuh anda sendiri) dan anda menerima pesan dari orang lain (secara visual, melalui pendengaran, atau bahkan melalui rabaan dan penciuman). Ketika anda berbicara dengan orang lain, anda memandangnya untuk mendapatkan tanggapan (untuk mendapatkan dukungan, pengertian, simpati, persetujuan, dan sebagainya). Ketika anda menyerap isyarat-isyarat non-verbal ini, anda menjalankan fungsi penerima.

2. Komunikator

Setiap orang yang terlibat dalam komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan yang utuh. Secara biologis kita dirancang untuk bertindak sebagai makhluk yang utuh. Kita tidak dapat bereaksi, misalnya, hanya pada tingkat emosional atau intelektual saja, karena kita tidak demikian terkotak-kotak. Kita pasti akan bereaksi secara emosional dan intelektual, secara fisik dan kognitif. Kita bereaksi dengan tubuh dan pikiran. Barangkali akibat terpenting dari karakteristik ini adalah bahwa aksi dan reaksi kita dalam komunikasi ditentukan bukan hanya oleh apa yang dikatakan, melainkan juga oleh cara kita menafsirkan apa yang dikatakan. Reaksi kita terhadap sebuah film, misalnya, tidak hanya bergantung pada kata-kata dan gambar dalam film tersebut melainkan pada semua yang ada pada kita —pengalaman masa lalu kita, emosi kita saat itu, pengetahuan kita, keadaan kesehatan kita, dan banyak lagi faktor lain. Jadi, dua orang yang mendengarkan sebuah pesan seringkali menerimanya dengan arti yang sangat berbeda. Walaupun kata-kata dan simbol yang digunakan sama, setiap orang menafsirkannya secara berbeda.

Dalam ilmu komunikasi kita menamai tindakan menghasilkan pesan (misalnya, berbicara atau menulis) sebagai enkoding (encoding). Dengan menuangkan gagasan-gagasan kita ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas, kita menjelmakan gagasan-gagasan tadi ke dalam kode tertentu. Jadi, kita melakukan enkoding.

Kita menamai tindakan menerima pesan (misalnya, mendengarkan atau membaca) sebagai dekoding (decoding). Dengan menerjemahkan gelombang suara atau kata-kata di atas kertas menjadi gagasan, anda menguraikan kode tadi. Jadi, anda melakukan dekoding.

Oleh karenanya kita menamai pembicara atau penulis sebagai enkoder (encoder), dan pendengar atau pembaca sebagai dekoder (decoder). Seperti halnya sumber-penerima, kita menuliskan enkoding-dekoding sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa anda menjalankan fungsi-fungsi ini secara simultan. Ketika anda berbicara (enkoding), anda juga menyerap tanggapan dari pendengar (dekoding).

3. Pesan

Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk. Kita mengirimkan dan menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi tertentu dari panca indra kita. Walaupun biasanya kita menganggap pesan selalu dalam bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini bukanlah satu-satunya jenis pesan. Kita juga berkomunikasi secara nonverbal (tanpa kata). Sebagai contoh, busana yang kita kenakan, seperti juga cara kita berjalan, berjabatan tangan, menggelengkan kepala, menyisir rambut, duduk, dan. tersenyum. Pendeknya, segala hal yang kita ungkapkan dalam melakukan komunikasi.

4. Channel atau Saluran

Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang sekali komunikasi berlangsung melalui hanya satu saluran, kita menggunakan dua, tiga, atau empat saluran yang berbeda secara simultan. Sebagai contoh, dalam interaksi tatap muka kita berbicara dan mendengarkan (saluran suara), tetapi kita juga memberikan isyarat tubuh dan menerima isyarat ini secara visual (saluran visual). Kita juga memancarkan dan mencium bau-bauan (saluran olfaktori). Seringkali kita saling menyentuh, ini pun komunikasi (saluran taktil).

5. Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses, suatu kegiatan. Walaupun kita mungkin membicarakan komunikasi seakan-akan ini merupakan suatu yang statis, yang diam, komunikasi tidak pernah seperti itu. Segala hal dalam komunikasi selalu berubah —kita, orang yang kita ajak berkomunikasi, dan lingkungan kita.

6. Efek

Komunikasi selalu mempunyai efek atau dampak atas satu atau lebih orang yang terlibat dalam tindak komunikasi. Pada setiap tindak komunikasi selalu ada konsekuensi. Sebagai contoh, anda mungkin memperoleh pengetahuan atau belajar bagaimana menganalisis, melakukan sintesis, atau mengevaluasi sesuatu; ini adalah efek atau dampak intelektual atau kognitif. Kedua, anda mungkin memperoleh sikap baru atau mengubah sikap, keyakinan, emosi, dan perasaan anda; ini adalah dampak afektif. Ketiga, anda mungkin memperoleh cara-cara atau gerakan baru seperti cara melemparkan bola atau melukis, selain juga perilaku verbal dan noverbal yang patut; ini adalah dampak atau efek psikomotorik.

7. Faktor yang Diperhatikan dalam Proses Komunikasi

Karena komunikasi mempunyai dampak, maka ada masalah etik di sini. Karena komunikasi mengandung konsekuensi, maka ada aspek benar-salah dalam setiap tindak komunikasi. Tidak seperti prinsip-prinsip komunikasi yang efektif, prinsip-prinsip komunikasi yang etis sulit dirumuskan.

Seringkali kita      dapat mengamati dampak komunikasi, dan berdasarkan pengamatan ini, merumuskan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif. Tetapi, kita tidak dapat mengamati kebenaran atau ketidakbenaran suatu tindak komunikasi.

Dimensi etik dari komunikasi makin rumit karena etik begitu terkaitnya dengan falsafah hidup pribadi seseorang sehingga sukar untuk menyarankan pedoman yang berlaku bagi setiap orang. Meskipun sukar, pertimbangan etik tetaplah merupakan bagian integral dalam setiap tindak komunikasi. Keputusan yang kita ambil dalam hal komunikasi haruslah dipedomani oleh apa yang kita anggap benar di samping juga oleh apa yang kita anggap efektif.

sumber :

·         www.google.com

·         http://melisa07.blogspot.com/2012/03/unsur-unsur-komunikasi-bisnis.html

(tugas softskill 3) Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi

Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi

·         Gaya Hidup
Sikap serta gaya hidup seseorang menjadi salah satu hal yang akan menentukan apa yang dapat diraih dalam kehidupan ini, sehingga berbagai disiplin ilmu tentang manusia dan perilaku pada hakekatnya adalah untuk mengubah pandangannya terhadap diri sendiri. Pandangan dan anggapan kita terhadap diri sendiri adalah modal atau landasan yang menentukan bagaimana kita bersikap, bertindak, berpikir dan berkomunikasi dalam kehidupan ini.
Gaya hidup bahagia ternyata juga sangat menunjang sukses berkomunikasi karena setiap orang hanya mempunyai kesediaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang bahagia, bukan sebaliknya. Selain itu, gaya hidup yang bahagia dan penuh semangat juga dapat mempengaruhi orang lain yang melihatnya, sehingga tanpa sadar dia akan termotivasi untuk mengikuti gaya hidup seperti itu. Dengan begitu kita akan mudah mendapatkan banyak sahabat, yang tentunya akan menunjang sukses berkomunikasi dengan orang lain.

·         Mengatur Waktu
Waktu adalah komoditi yang lentur dan terus menerus. Bagi orang sibuk banyak yang mengeluhkan kekurangan waktu, padahal sebenarnya waktu tidak pernah bisa berkurang. Yang menjadi masalah bukanlah bagaimana mendapatkan waktu lebih, tapi bagaimana kita memanfaatkan waktu yang telah ada untuk melakukan kegiatan yang berguna guna mencapai tujuan kita.
Agar waktu yang kita miliki tidak terbuang percuma, maka kita perlu membuat daftar aktivitas yang penting sebagai prioritas. Karena hanya aktivitas yang penting saja yang dapat menghasilkan sesuatu. Bila sudah terbiasa membuat dan melaksanakan aktivitas yang penting, maka kita tidak akan merasa kekurangan waktu dan kita dapat mencapai kesuksesan.
Untuk berhasil dalam komunikasi perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
• Dengarkan agar tetap pada jalur
• Tentukan tujuan dengan mempertimbangkan situasi yang favorable
• Jangan terburu-buru dalam memberikan petunjuk atau intruksi
• Buatlah memo singkat dan tepat agar dapat mendapat hasil yang diharapkan
• Bila ragu-ragu cari sumbernya
• Hindari sikap hiper-responsif

·         Faktor – Faktor Keberhasilan yang Menunjang Karier
1. Job description sebagai pegangan
2. Mempunyai ketrampilan dasar atau basic skill yang prima
3. An iron will in the velvet voice : nada yang ramah dan bersahabat menimbulkan kesan bahwa kita bersedia membantu lawan bicara.
4. Agenda kerja
5. Kekompakan sebagai team, dengan atasan dan rekan-rekan
6. Interpersonal skill ( agama, moral etika bisnis dan social psychology)
7. Wawasan

3.4 Penampilan Serasi
Untuk berkomunikasi secara baik, ada banyak faktor yang menentukan keberhasilan berkomunikasi. Selain kemampuan membuat ide atau gagasan, situasi dan pihak-pihak yang terkait, penampilan juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penampilan yang menarik, segar, dan serasi akan turut menunjang suksesnya berkomunikasi dengan orang lain.
3.5 Lambang – lambang Dalam Komunikasi
1. Lambang gerakan tubuh dan gerakan anggota badan
2. Lambang gambar dan huruf serta angka-angka ( rambu-rambu lalu lintas)
3. Lambang benda-benda tertentu (seperti pemberian bunga sebagai bentuk rasa simpati)
4. Lambang warna (misal, warna hitam untuk suasana sedih)
Riset komunikasi biasanya tertuju pada empat aspek dalam proses komunikasi, yaitu komunikator (communicator), pesan (message), saluran (channel), dan audiens. Dalam riset kebahasaan, komunikator adalah juga pesan kalau tidak dalam bentuk kata-kata, gambar atau tanda menjadi kode atau simbol. Orang yang berperan sebagai audiens dikenal sebagai penerjemah kode-kode, simbol dan sebagainya yang disebut dekoder.
Sebuah pesan yang diyakini dan nilai-nilai yang ditanamkan bisa mengalami distorsi atau disalahartikan (misinterpreted). Bila interpretasi yang salah diambil alih oleh orang lain, hal ini disebut dissonance.
Disonansi dapat terjadi karena distraksi antara sumber dan audiens, hambatan (channel noise). Hambatan kedua adalah semantic noise, yaitu hambatan mencapai saling pengertian yang disebabkan oleh faktor kebahasaan. Dalam hal ini, tingkat kerangka referensi antara komunikator dan komunikan tidak sama.
Salah satu aspek yang tidak kalah penting dalam proses komunikasi adalah apa yang disebut non-verbal communication, atau dikenal dengan istilah silent language. Proses komunikasi ini terjadi melalui body language, seperti ekspresi wajah, gerakan mata, pakaian, kosmetik, kualitas suara, dan lainnya.
Teknik berkomunikasi adalah cara atau seni penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa sehingga menimbulkan dampak tertentu pada komunikan. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan dan anjuran.
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atua efek tertentu pada komunikan. Dampak yang timbul dapat diklarifikasikan menurut kadarnya, yaitu :
1. Dampak Kognatif
Adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Dengan kata lain tujuan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran diri komunikan.
2. Dampak Afektif
Tujuan komunikator bukan hanya upaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah, dan sebagainya.
3. Dampak Behavioral
Dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan
SUMBER:

·         elearning.gunadarma.ac.id/…/komunikasi bisnis

·         http://monicairena16892.wordpress.com/2012/04/04/gaya-hidup-dan-penampilan-dalam-berkomunikasi/