KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
1. Pertemuan
A. Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting
untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh
pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk
menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua
unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil
keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1. Sidang
Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan,
yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa
jabatan.
2. Forum
Adalah arena terbuka dimana peserta diberi
kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan
pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain
dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa
Semarang
3. Kongres
Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang
tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada
pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia
kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah
dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang
4. Konperensi
Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas
masalah penting . Konperensi studi pendalaman bahan misalnya sebagai masukan
menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang
penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu
kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah
utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak.
Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan
replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6. Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum
persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau
di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan,
clearance, pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi
atau menolong pembicaraan di forum resmi.
7. Diskusi Panel
Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang,
mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang
mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung
selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas
dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses
yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak
harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar
secara nalar.
2. Rapat
A. Pengertian Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi
pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau
lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang
memilki kewenangan untuk membuat keputusan
B. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar
suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi
kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
C. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
- Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
- Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh
orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya
mengikat peserta rapat.
b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh
suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program
kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah
lanjutan
c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan
secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
- DEBAT : Diskusi yang dilakukan
secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
- POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang
hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik
tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang
hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh
sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu)
dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang
ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
- SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk
menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda
tentang pemasungan kreatifitas.
- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide,
unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani
dengan Ibu Megawati.
- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka
menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh :
penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan
Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep
pengetahuan yang bersifat teknis.
D. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan
rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas
rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam
merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
- Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat
menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam
untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya
diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang
telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris
harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang
dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang
mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat
Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai
sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar
segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout)
rapat berdasarkan pertimbangan :
· Jumlah partisipan
· Hubungan masing-masing partisipan
· Level keintiman
· Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah
dll)
· Apakah Anda ingin meningkatkan atau
memperkecil interaksi
2. Persiapan Administrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan
disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat
undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara
berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang
dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar
hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir
untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum
rapat diadakan bisa berupa :
- Hasil rapat yang lalu
- Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
- Peraturan-peraturan yang diperlukan
- Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
- Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang
digunakn untuk keperluan rapat seperti :
- Papan dan alat tulis
- Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
- OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan
program Microsoft PowerPoint.
- Sound system, tape recorder
- Block note, ballpoint
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat
tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti
telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat
berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
- Judul dan jenis rapat
- Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
- Pemimpin rapat
- Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
- Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
- Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
- Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
- Pembuat notula (sekretaris)
- Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas
yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat
yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan
Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan
merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya
3. Komunikasi dalam pertemuan dan
rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus
menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
- Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
- Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
- Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan
Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau
presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder,
kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan
yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh
orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba
teknik-teknik berikut:
Pertama, sebelum tampil di depan umum,
persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa
saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan
jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar
kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda
sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat
rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah
hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan
kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga
rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan
faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga, berlatihlah dengan cara
berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang
dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan
kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat, mengevaluasi diri anda setelah
latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon
genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian
mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima, perhatikanlah gaya serta cara
berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala
macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda
harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam
berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di
depan umum.
Keenam, siapkanlah mental positif bahwa
anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap
percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan
yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga
teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang
yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi
dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami
maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal teknik skimming.
Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya
berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam
suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara
melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan
sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis
informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih
mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu,
sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat
memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil
dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan
berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang
berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi
memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal
dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5
(lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar
kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian
mau berbicara dengan kita.
1. Melihat kepada orang yang berbicara.
Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga,
orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan
akan kecewa karenanya.
2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.
Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja
kepala kita dan senyumlah jika perlu.
3. Condongkan badan ke arah orang itu.
Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang
dikatakan oleh orang tersebut.
4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara
Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan
menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti,
ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.
5. Ajukan pertanyaan bila perlu
Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal
“Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda
lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga
agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.
Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2
(Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi
teknik-teknik yang ditawarkan James.
1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara
Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang
dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak
sabar ingin memulai bahan percakapan baru.
2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk
menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali
kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita
mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan
gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan,
“Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda
katakan…”
5. Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berprilaku
berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti
secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek
berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja
sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi,
karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian
informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi
negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan
oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara
komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup
perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki.
Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.
Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif
maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok
manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme
dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi
didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah
pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan.
Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja
anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya
rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan,
bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang
menjadi bagian dalam pengalaman kerja.
Sumber :
·
Google.com
·
http://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar