( Tugas 10 ) Proses Komunikasi Dalam Perusahaan

Komunikasi mencakup proses penyampaian dan atau penerimaan informasi serta pemberian respon/tanggapan atas informasi tersebut. Dengan demikian, komunikasi mengandung makna aliran dua arah (penyampaian dan respon).

Efektifitas komunikasi internal merupakan salah satu penentu keberhasilan penerapan SML organisasi. Komunikasi internal mencakup komunikasi diantara berbagai tingkat dan fungsi organisasi yang terkait. Hasil audit SML, pemantauan dan pengukuran kinerja SML, dan kaji ulang manajemen sebaiknya dikomunikasikan kepada personil-personil organisasi yang bertanggungjawab terhadap kinerja SML. Dengan cara demikian, kepedulian dan motivasi karyawan dapat dipelihara dan ditingkatkan.

Komunikasi internal dapat dilakukan secara langsung (lisan) maupun tidak langsung (tulisan dalam surat, e-mail, papan pengumuman, bulletin). Komunikasi internal sebaiknya dilaksanakan dengan berbagai metode untuk menjamin sampai dan dipahaminya informasi tersebut kepada seluruh karyawan.

Komunikasi eksternal mencakup komunikasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi. Untuk itu organisasi sebaiknya mendefinisikan dengan tegas siapa saja pihak-pihak berkepentingan yang harus memperoleh tanggapan dari organisasi. Komunikasi eksternal mencakup dialog, menerima, mendokumentasikan, dan memberikan respon/tanggapan kepada pihak esternal yang berkepentingan tentang kinerja dan dampak lingkungan organisasi.

Komunikasi yang efektif akan membantu organisasi untuk:

• Memotivasi pekerjaan;
• Mencapai hasil sesuai rencana
• Menjelaskan kebijakan lingkungan dan SML organisasi, dan hubungan keduanya;
• Memastikan pemahaman peran dan tanggungjawab;
• Memaparkan komitmen manajemen
• Memantau dan mengevaluasi kinerja; dan
• Mengidentifikasi potensi peningkatan sistem.

Komunikasi internal yang efektif membutuhkan mekanisme untuk mengalirkan arus informasi dari “atas-bawah, bawah-atas, dan horizontal”. Mengingat karyawan berada pada garis terdepan, mereka dapat menjadi sumber informasi, ide, dan isu yang terbaik.
 

PROGRAM KOMUNIKASI

• Langkah pertama yang penting dalam merancang program komunikasi adalah menetapkan siapa sasaran penerima. Buat daftar penerima informasi internal dan eksternal.
• Setelah mengidentifikasi sasaran penerima, tetapkan apa kebutuhan organisasi untuk berkomunikasi dengan mereka, misal: apakah mereka memerlukan informasi tentang produk, kegiatan operasi atau proses manajemen? Apa yang menjadi perhatian mereka?
• Selanjutnya, tetapkan bagaimana cara berkomunikasi dengan mereka. Metode komunikasi yang sesuai berbeda antara satu sasaran penerima dengan yang lainnya. Mulai dengan menggunakan metode yang telah ada di organisasi untuk berkomunikasi, baik internal maupun eksternal, sebagai berikut:

Metode Internal • surat kabar • intranet • pertemuan staff • pertemuan karyawan • papan pengumuman • pelatihan

Metode Eksternal • disuksi kelompok pemerhati • web site atau e-mail • konferensi press • laporan tahunan • iklan • diskusi informal

IDENTIFIKASI PIHAK BERKEPENTINGAN

Pihak berkepentingan mencakup pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap kinerja lingkungan organisasi. Kelompok ini memegang peran penting dalam membantu organisasi dalam mengembangkan SML. Karyawan merupakan kelompok utama yang berkepentingan dalam organisasi dan menjadi pendukung utama dalam pengembangan SML organisasi. Pelanggan, pemasok, dan masyarakat sekitar dapat memberikan masukan yang sangat berarti. Selain itu, menjalin kerjasama dengan asosiasi industri, pemasok, asosiasi profesi, dan masyarakat sekitar dapat sangat membantu dalam mengembangkan SML organisasi.

Internal • karyawan • pemegang saham • pelanggan • pemasok • investor • partner dagang

Eksternal • organisasi masyarakat • kelompok pemerhati lingkungan (LSM) • perusahaan besar • media • masyarakat umum

 

BAGAIMANA BEKERJA BERSAMA PIHAK BERKEPENTINGAN

Proses berikutnya adalah menjalin komunikasi dengan pihak berkepentingan. Organisasi dapat memandang hal ini sebagai suatu kesempatan menjalin pemahaman bersama terhadap kelompok-kelompok yang berkepentingan. Tentunya terdapat beragam jenis pihak yang memiliki kepentingan berbeda-beda. Namun awalilah berkomunikasi dengan pihak internal dan selanjutnya kepada pihak eksternal.

Komunikasi yang efektif akan menfasilitasi lancarnya penerapan SML organisasi. Berikut adalah beberapa langkah berkomunikasi dengan efektif:

1. Memulai proses seawal mungkin. Tunjukkan kepada personil organisasi, apa yang sedang dikerjakan. Diperlukan kerjasama dari beberapa personil dalam organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mengembangkan SML. Pada organisasi besar dan kecil, komunikasi seawal mungkin akan memberikan penerimaan yang baik untuk keberhasilan sistem.
2. Tetapkan tujuan komunikasi. Tetapkan apa yang ingin dicapai dalam komunikasi. Menetapkan tujuan akan membantu untuk menyampaikan pesan yang tepat tanpa orang merasa menerima informasi berlebihan dan kehilangan terlalu banyak waktu. Sangat membantu untuk membuat prosedur komunikasi organisasi.
   Prosedur komunikasi harus memiliki kerangka umum apa saja informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak eksternal, dan bagaimana organisasi akan mendokumentasikan dan bagaimana organisasi menanggapi komunikasi dari pihak eksternal. Prosedur harus pula mencakup siapa melapor apa, kepada siapa, dan kapan.
3. Komunikasi periodik dan integrasi komunikasi SML. Untuk membangun dukungan terhadap SML, coba berkomunikasi secara periodik. Beberapa orang beranggapan bahwa komunikasi secara periodik dapat menyelesaikan persoalan tanpa menggunakan sumberdaya. Sebagai contoh: penggunaan papan pengumuman, pesan e-mail, atau artikel pada bulletin organisasi. Jangan lupa untuk mempertimbangkan komunikasi langsung melalui percakapan mulut ke mulut, khususnya pada organisasi yang kecil. Berbicara langsung dengan personil secara peridoik merupakan mekanisme terbaik. Gunakan jalur-jalur komunikasi yang ada untuk memperoleh dan menyampaikan pesan SML organisasi. Pertimbangkan pula untuk menggunakan metode komunikasi yang berbeda-beda saat menginformasikan tentang SML organissi kepada pihak-pihak berkepentingan.
4. Menelusuri komunikasi dari pihak berkepentingan kepada organisasi. Prosedur untuk mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi dari pihak berkepentingan harus tersedia dan seseorang ditunjuk untuk bertanggungjawab untuk hal tersebut. Organisasi dapat memilih untuk memenuhi permintaan informasi dan merekam keputusan tersebut. Pada umumnya, suatu organisasi akan melakukan yang terbaik untuk menanggapi komunikasi dengan niat baik dari pihak berkepentingan tentang isu-isu lingkungan, komentar, dan permintaan informasi. Namun demikian, organisasi dapat tidak perlu menanggapi seluruh permintaan tersebut, khususnya permintaan informasi yang dilandasi oleh niat buruk atau jika informasi yang diminta adalah informasi yang sensitif.

sumber : http://bpkimi.kemenperin.go.id/bpkimi/extension/panduan_iso/module10.htm